ePaper poupa 80% do tempo no Urbanismo, com aplicação da Inteligência Artificial
Com a necessidade premente de automatização de processos a afetar o poder local, Rui Casteleiro, administrador e sócio fundador da Mind, apresenta algumas das soluções que permitem poupar tempo e dinheiro.
A Mind disponibiliza vários produtos para os municípios portugueses. Como é a sua estrutura?
No âmbito do urbanismo, a Mind disponibiliza o ePaper nas suas várias componentes, Dossier Digital, Atendimento Online e Gestão Urbanística. O ePaper – Dossier Digital está ligado ao X-Arq que é uma solução normalizada de arquivo também utilizável noutros contextos. Para completar o processo de desmaterialização, a Mind propõe a solução de digitalização Kapture (patente registada), especificamente concebida para o tipo de processos tratados nos departamentos de urbanismo. Para além disso, e numa área diferente, a Mind também disponibiliza o Prisma, um produto de gestão de bibliotecas.
Começando pela componente mais visível para os munícipes, o ePaper – Atendimento Online, que vantagens salienta?
Em primeiro lugar, facilitar a submissão com diálogo interativo e inteligência artificial para ajudar os cidadãos, técnicos e todos os que interagem com o urbanismo do Município para que os pedidos no âmbito do licenciamento urbanístico sejam um processo célere e simples, sem erros e omissões. A interface é amigável, só aceitando processos bem instruídos e completos, mas permitindo, por exemplo, que o munícipe vá construindo o seu processo ao longo do tempo sem perder o que já submeteu. Embora esta seja a componente mais visível para o munícipe, para os serviços camarários a possibilidade de garantir processos completos e sem erros e documentos em falta e exigir a taxa paga permite economizar 70 a 80% do tempo na apreciação dos projetos Urbanísticos.
Supomos que a introdução do ePaper garante também aumento de produtividade.
Só o facto de ajudar a normalizar os documentos/requerimentos/procedimentos na câmara e os dados serem carregados automaticamente na base de dados sem intervenção dos serviços é um ganho brutal. O facto desses mesmos dados poderem ser utilizados na resposta online ao munícipe é outra vantagem considerável.
Mas não se trata apenas de produtividade, certo? A qualidade e rapidez de resposta também melhoram?
O facto de a tramitação interna ser toda digital, com múltiplas assinaturas digitais nos mesmos documentos e com rigoroso controlo de prazos individuais e coletivos, e, ao mesmo tempo, de encaminhamento flexível e aceitando as exceções do Regime Jurídico da Urbanização e Edificação, garante em simultâneo o rigor e a velocidade de tratamento das respostas. Por exemplo, com a implementação do ePaper no Município de Sintra os pedidos em digital passaram de 16,5% para quase 90% num curto período após a implementação.
Não é um processo difícil de instalar?
O nosso processo permite uma configuração inicial simples, mas correta, que pode ser melhorada com o tempo pelo próprio município de forma autónoma. Muitas vezes, nestes processos de desmaterialização, apenas a prática permite perceber a forma mais eficaz de redefinir processos. O ePaper implementa uma reengenharia de processos prática e concreta, num período comparativamente curto (em média três a seis meses).
Há mais algum ponto que lhe pareça pertinente salientar no ePaper – Gestão Urbanística?
Gostaria de salientar também as ferramentas de gestão e relatórios para um permanente acompanhamento em tempo real dos prazos de execução e identificação imediata de atrasos ou bloqueio de processos, nomeadamente os estrategicamente importantes para a dinamização da economia do município.
O ePaper implementa uma reengenharia de processos prática e concreta, num período comparativamente curto (em média três a seis meses).
